سياسة مكافحة غسيل الأموال

سياسة مكافحة غسيل الأموال

تعريفات عامة

لأغراض هذا الدليل، ما لم ينص السياق على خلاف ذلك

يُشير مصطلح “المالك المستفيد” إلى الشخص الطبيعي أو الأشخاص الطبيعيين الذين يملكون أو يتحكمون في النهاية في العميل أو الشخص الطبيعي الذي تُجرى المعاملة نيابةً عنه، ويشمل هؤلاء الأشخاص الذين يمارسون السيطرة الفعلية و المطلقة على شخص قانوني أواتفاق قانوني؛

يشير مصطلح “علاقة العمل” إلى الاتفاق بين الشخص وTraze الذي يتمثل غرضه الأساسي في تسهيل المعاملات التجارية العرضية أو المنتظمة بينهما.

“العميل” في ما يتعلق بمعاملة أو حساب، يتضمن – 92 ملحقًا للنشرة الرسمية [6 مارس، 2020] (أ) الشخص الذي تم ترتيب أو فتح أو إجراء معاملة أو حساب باسمه؛ أو (ب) الموقّع على المعاملة أو الحساب؛ أو (ج) أي شخص تم التنازل أو نقل المعاملة إليه؛ أو (د) أي شخص مرخص له بإجراء المعاملة؛ أو (هـ) أي شخص آخر وفقًا لما تنص عليه اللوائح؛

ويشير مصطلح “الشركة” إلى أي من الكيانات التالية المدرجة أدناه:
شركة Zeal Capital Market (سيشل) المحدودة التي تم تأسيسها في سيشيل ومسجلة بالرقم
8422618-1 وترخيص التاجر الأمني SD027

ويعني “CRO” الامتثال

و”القانون” يعني قانون مكافحة غسيل الأموال ومكافحة تمويل الإرهاب لعام 2020 ( القانون رقم 5 لعام 2020)

ويشير مصطلح “الدليل” إلى إدارة المخاطر الخاصة بالشركة ودليل الإجراءات.

إن “ML” يعني غسيل الأموال.

ويشير مصطلح “غسيل الأموال وتمويل الإرهاب” إلى الجريمة المحددة في المواد 3 و4 و5 من القانون.

“TF” يعني تمويل الإرهاب.

المقدمة

إن الغرض من الدليل هو وضع الممارسات والتدابير والإجراءات والضوابط الداخلية للشركة ذات الصلة بمنع غسيل الأموال وتمويل الإرهاب.

يتم تطوير الدليل وتحديثه دوريًا بواسطة مسؤول الامتثال والإبلاغ (المشار إليه فيما بعد باسم “CRO”) بناءً على المبادئ العامة التي وضعها مجلس إدارة الشركة أعضاء مجلس الإدارة (المشار إليه فيما بعد باسم “المجلس”) فيما يتعلق بمنع غسيل الأموال وتمويل الإرهاب. يجب أن يوافق مجلس الإدارة على جميع التعديلات و/أو التغييرات في الدليل.

يجب أن يرسل مسؤول علاقات العملاء الدليل إلى جميع موظفي الشركة الذين يديرون معاملات العميل أو يراقبونها أو يتحكمون فيها بأي شكل من الأشكال. ويتحملون مسؤولية تطبيق الممارسات والتدابير والإجراءات والضوابط التي تم تحديدها في هذا الدليل. تم إعداد الدليل للامتثال لأحكام القانون.

قابلية تطبيق الدليل

ينطبق الدليل على جميع أنواع الخدمات المقدمة لعملاء الشركة وكذلك تعاملات الشركة ذات الصلة معهم، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر، معاملات تداول العملات الأجنبية، والتي إما لا تهدف إلى تسليم العملة الأجنبية المتفق عليها فعليًا أو لا يتم تسويتها ماديًا نقدًا، بغض النظر عن حجم حساب العميل. وتكرار التداول.

في هذا الصدد، يكون مسؤول الامتثال والإبلاغ مسؤولاً عن تحديث الدليل بحيث يتوافق مع متطلبات القانون المستقبلية، حسب الاقتضاء، وفيما يتعلق بإجراءات العناية الواجبة المطبقة على العملاء الذين يجرون معاملات دون حصر في تداول العملات الأجنبية مع الشركة.

مسؤوليات مجلس الإدارة

تشمل مسؤوليات مجلس الإدارة فيما يتعلق بمنع غسيل الأموال وتمويل الإرهاب ما يلي:

1. تحديد وتسجيل والموافقة على مبادئ السياسة العامة للشركة فيما يتعلق بمنع غسيل الأموال وتمويل الإرهاب والإبلاغ عنها إلى مسؤول الامتثال والإبلاغ.
2. تعيين مسؤول امتثال وإبلاغ ليتولى المسؤولية الشاملة عن الامتثال لمكافحة غسيل الأموال وتمويل الإرهاب.
3. الموافقة على الدليل.
4. الحرص على تطبيق جميع متطلبات القانون ذات الصلة، والتأكد من تقديم أنظمة وضوابط مناسبة وفعالة وكافية لتحقيق المتطلبات المذكورة أعلاه.
5. الحرص على أن يتمتع مسؤول الامتثال والإبلاغ ومساعديه، إن وجد، وأي شخص آخر تم تكليفه بواجب تنفيذ إجراءات منع غسيل الأموال وتمويل الإرهاب (أي موظفي الإدارة/قسم مكتب المساندة الخلفي)، بإمكانية الوصول الكامل وفي الوقت المناسب إلى جميع البيانات والمعلومات المتعلقة بهوية العميل ومستندات المعاملات (حيثما ينطبق ذلك) والملفات والمعلومات الأخرى ذات الصلة، حتى يتم تيسيرها بالكامل في التنفيذ الفعال لواجباتهم، على النحو الوارد في هذه الوثيقة.
6. إنشاء سلسلة إبلاغ واضحة وسريعة يتم على أساسها تمرير المعلومات المتعلقة بالمعاملات المشبوهة دون تأخير إلى مسؤول الامتثال والإبلاغ، إما مباشرة أو من خلال مساعديه، إن وجد، وإخطاره وفقًا لذلك بوصفها الصريح في الدليل.
7. التأكد من أن مدير علاقات العملاء ورئيس الإدارة/قسم مكتب المساندة الخلفي لديهم الموارد الكافية، بما في ذلك الموظفين الأكفاء والمعدات التكنولوجية، لأداء واجباتهم بفعالية.

مسؤوليات مسؤول الامتثال والإبلاغ

يجب أن ينتمي مسؤول الامتثال والإبلاغ بشكل هرمي إلى الرتب العليا في الهيكل التنظيمي للشركة لقيادة السلطة اللازمة. علاوة على ذلك، سيقود مسؤول الامتثال والإبلاغ إجراءات وعمليات الامتثال المتعلقة بغسيل الأموال في الشركة ويرفع تقاريره إلى الإدارة العليا. يجب أن يتمتع مسؤول الامتثال والإبلاغ أيضًا بإمكانية الوصول إلى جميع المعلومات ذات الصلة اللازمة لأداء واجباته.

أثناء تنفيذ واجباته ومراقبة امتثال الشركة للقانون، يجب على مسؤول الامتثال والإبلاغ الحصول على البيانات والمعلومات والتقارير الصادرة عن المنظمات الدولية واستخدامها.

تشمل واجبات مسؤول الامتثال والإبلاغ ما يلي:

1. إنشاء دليل لإجراءات الامتثال والحرص على اتباعه؛
2. إنشاء وظيفة تدقيق لاختبار إجراءات وأنظمة مكافحة غسيل الأموال وتمويل الإرهاب؛
3. تحمل المسؤولية الشاملة عن جميع تقارير الإبلاغ عن المعاملات المشبوهة، عندما تحدد Traze معاملة أو خدمة مشبوهة، يجب على مسؤول الامتثال والإبلاغ فحص السجلات ذات الصلة للتأكد مما إذا كانت هناك أسباب معقولة للاشتباه في أن الخدمة أو المعاملة قد تكون مرتبطة، بشكل مباشر أو غير مباشر، بارتكاب سلوك إجرامي خطير (بما في ذلك غسيل الأموال أو تمويل الإرهاب). وهذه هي العتبة اللازمة لتفعيل الالتزام الأساسي بشأن الإبلاغ عن المعاملات المشبوهة بموجب المادة 10 من قانون مكافحة غسيل الأموال. و
4. التأكد من أن جميع المسؤولين والموظفين والوكلاء:
   (i) يتم فحصهم بواسطة مسؤول الامتثال والإبلاغ وغيره من المسؤولين المختصين قبل التوظيف؛
   (ii) يتم تدريبهم على التعرّف على المعاملات والاتجاهات المشبوهة والمخاطر المحددة المرتبطة بغسيل الأموال وتمويل الإرهاب؛ و
   (iii) الامتثال لجميع الالتزامات ذات الصلة بموجب قوانين مكافحة غسيل الأموال وتمويل الإرهاب ودليل الامتثال الداخلي.

تُعد المراقبة المستمرة لحسابات العملاء ومعاملاتهم عنصرًا ضروريًا في السيطرة الفعالة على مخاطر غسيل الأموال وتمويل الإرهاب. وفي هذا الصدد، يكون مسؤول الامتثال والإبلاغ مسؤولاً عن الحفاظ على عملية المراقبة المستمرة للشركة وتطويرها.

مسؤوليات المدققين الداخليين

يتم تناول الالتزامات التالية للمدقق الداخلي على وجه التحديد فيما يتعلق بمنع غسيل الأموال وتمويل الإرهاب:

1. يجب على المدقق الداخلي مراجعة وتقييم مدى الملاءمة والفعالية، على الأقل سنويًا ومدى كفاية السياسات والممارسات والتدابير والإجراءات وآليات الرقابة المطبقة لمنع غسيل الأموال وتمويل الإرهاب المذكورة في الدليل.
2. نتائج وملاحظات المدقق الداخلي، فيما يتعلق بالنقطة (1) أعلاه، يجب تقديمها في نموذج تقرير مكتوب إلى مجلس الإدارة.

النهج القائم على المخاطر في سير العمل (RBA) للعناية الواجبة تجاه العملاء (CDD)

يعني النهج القائم على المخاطر أن Traze ستقوم بتحديد وتقييم وفهم مخاطر غسيل الأموال وتمويل الإرهاب التي يتعرضون لها واتخاذ تدابير مكافحة غسيل الأموال وتمويل الإرهاب بما يتناسب مع تلك المخاطر من أجل إدارتها والتخفيف من حدتها بفعالية.

بموجب النهج القائم على المخاطر في سير العمل، ستسعى Traze إلى تحديد وتقييم وفهم مخاطر غسيل الأموال وتمويل الإرهاب فيما يتعلق

(أ) بعملائها؛
و(ب) بالدول أو الولايات القضائية التي ينتمي إليها عملاؤها أوموجودين فيها؛
و(ج) الدول أو السلطات القضائية التي تعمل المؤسسة المعتمدة فيها
و(د) المنتجات والخدمات والمعاملات وقنوات التسليم الخاصة بالمؤسسة المعتمدة.
تشمل العناية الواجبة تجاه العملاء (CDD)، كما هو محدد في لوائح مكافحة غسيل الأموال، من أربعة مكونات رئيسية:
(أ) تحديد العملاء، بما في ذلك أي شخص يتصرف نيابة عن عميل غير فردي، والتحقق من هويته؛
و(ب) عندما لا يكون العميل هو المالك المستفيد، تحديد المالك المستفيد واتخاذ الإجراءات المعقولة للتحقق من هوية المالك المستفيد؛
و(ج) الحصول على معلومات كافية حول طبيعة علاقة العمل وعمل العميل أو المالك المستفيد لتحديد المعاملات المعقدة أو غير العادية أو أنماط المعاملات وغيرها من الأنشطة عالية المخاطر؛
و(د) اتخاذ تدابير معقولة للتأكد من غرض المعاملات لمرة واحدة (المحددة في المادة 5 على أنها معاملات خارج علاقة عمل قائمة تتجاوز 100,000 روبية أو 50,000 روبية نقدًا، سواء في عملية واحدة أو عدة عمليات مرتبطة) والمصدر والوجهة النهائية لجميع عمليات تحويل الأموال.

يتميز النهج القائم على المخاطر الذي تعتمده الشركة وتتبعه، والموضح في الدليل، بالخصائص العامة التالية:

1. يدرك أن تهديد غسيل الأموال أو تمويل الإرهاب يختلف باختلاف العملاء والبلدان والخدمات
   والأدوات المالية.
2. يسمح لمجلس الإدارة بالتمييز بين عملاء الشركة بطريقة تتناسب مع مخاطر أعمالهم الخاصة.
3. يسمح لمجلس الإدارة بتطبيق نهجه الخاص في صياغة السياسات والإجراءات والضوابط استجابةً للظروف والخصائص الخاصة بالشركة.
4. يساعد على إنتاج نظام أكثر فعالية من حيث التكلفة.
5. يحدد ويقيّم مخاطر غسيل الأموال وتمويل الإرهاب الناشئة عن عملاء معينين أو أنواع معينة من العملاء والأدوات المالية والخدمات والمناطق الجغرافية للعمليات لعملائها.
6. يتيح إدارة وتخفيف المخاطر التي تم تقييمها من خلال تطبيق التدابير والإجراءات والضوابط المناسبة والفعالة.
7. يتيح المراقبة المستمرة والتحسينات في التشغيل الفعال للسياسات والإجراءات والضوابط.

المراقبة القائمة

تتكون المراقبة القائمة من عنصرين رئيسيين:

1. التدقيق في المعاملات للتأكد من اتساقها مع أعمال العميل وملف تعريف المخاطر ومصدر الأموال/الثروة؛
2. والمحافظة على تحديث جميع معلومات ووثائق العناية الواجبة بالعميل (CDD).

الولايات القضائية الخاضعة للعقوبات والمخاطر العالية

ستعود الشركة إلى قوائم الأسماء والدول التابعة للأمم المتحدة والاتحاد الأوروبي وفريق العمل المالي والولايات المتحدة الأمريكية عند تحديد مستوى المخاطر لنظرائه.

إجراءات تحديد هوية العميل

يجب على مسؤول الامتثال والإبلاغ التأكد من الحصول على المستندات والمعلومات المناسبة فيما يتعلق بالحالات التالية على النحو الواجب، حسب الاقتضاء والملائمة:

1. ينبغي توثيق جميع إجراءات تحديد الهوية والتحقق، بما في ذلك الاتصالات الداخلية والخارجية، كتابةً وحفظها كسجلات بموجب قانون مكافحة غسيل الأموال.
2. يجب على Traze أولاً أن تثبت بما يرضيها أنها تتعامل مع شخص حقيقي (طبيعي أو قانوني) وأن أي شخص يدعي أنه يتصرف نيابةً عن عميل غير فردي مرخص له بشكل مناسب بالتصرف.
3. يجب على Traze اتخاذ الخطوات اللازمة لتحديد المالك المستفيد أو مالكي الأصول التي تشكل أساس العلاقة أو المعاملة المقترحة، وإجراء الاستفسارات المناسبة في غرض وطبيعة تلك العلاقة أو المعاملة.
4. يجب أن تكون المستندات الصادرة عن مصادر حكومية حسنة السمعة (مثل بطاقات الهوية وجوازات السفر) مطلوبة. حيثما أمكن ذلك، ينبغي الاحتفاظ بنسخ من الأدلة الداعمة. وبدلاً من ذلك، ينبغي تسجيل الأرقام المرجعية والتفاصيل الأخرى ذات الصلة بالكامل.
5. عندما لا تتمكن Traze من تحديد هوية الزبون/العميل المحتمل والتحقق منها وجميع المالكين المستفيدين ذوي الصلة وفقًا للوائح مكافحة غسل الأموال، فينبغي عليها (أ) عدم إنشاء (أو إنهاء) أي علاقة عمل و(ب) رفض تنفيذ أي معاملة و(ج) تقديم تقرير فوري عن المعاملات المشبوهة إلى وحدة المعلومات المالية.

الاعتماد على أطراف ثالثة لتحديد هوية العميل ولأغراض العناية الواجبة.

يجوز للشركة الاعتماد على أطراف ثالثة لتنفيذ إجراءات تحديد هوية العميل والعناية الواجبة، بشرط ما يلي:

1. يقوم الطرف الثالث بإتاحة جميع البيانات والمعلومات على الفور، والتي يجب أن تكون نسخًا طبق الأصل معتمدة من النسخ الأصلية، التي تم جمعها أثناء تطبيق إجراءات تحديد هوية العميل والعناية الواجبة.
2. تطبق الشركة إجراءات العناية الواجبة المناسبة على الطرف الثالث فيما يتعلق بتسجيله المهني والإجراءات والتدابير التي يطبقها لمنع غسيل الأموال وتمويل الإرهاب. يكون مسؤول الامتثال والإبلاغ مسؤولاً عن تنفيذ الأحكام المذكورة أعلاه.

المعاملات المشبوهة

تعريف المعاملة المشبوهة وأنواع المعاملات المشبوهة التي يمكن استخدامها لغسيل الأموال وتمويل الإرهاب تكاد تكون غير محدودة. غالبًا ما تكون المعاملة المشبوهة هي معاملة لا تتفق مع الأنشطة التجارية أو الشخصية المعروفة والمشروعة للعميل أو مع الأعمال العادية للحساب المحدد أو بشكل عام مع الملف الاقتصادي الذي أنشأته الشركة للعميل. يجب على الشركة التأكد من احتفاظها بالمعلومات الكافية ومعرفة ما يكفي عن أنشطة عملائها لتتمكن من التعرف في الوقت المناسب على أن المعاملة أو سلسلة من المعاملات غير عادية أو مشبوهة.

من أجل تحديد المعاملات المشبوهة، يتولى مسؤول علاقات العملاء تنفيذ الأنشطة التالية:

1. مراقبة أي تغييرات في الوضع المالي للعميل والأنشطة التجارية ونوع المعاملات بشكل مستمر.
2. المراقبة بشكل مستمر إذا شارك أي في أي من الممارسات الموضحة في القائمة أدناه والتي قد تشكل معاملات/أنشطة مشبوهة تتعلق بغسيل الأموال وتمويل الإرهاب.

عندما تتعرف Traze على معاملة أو خدمة مشبوهة، يجب على مسؤول الامتثال والإبلاغ (CRO) فحص السجلات ذات الصلة للتأكد مما إذا كانت توجد أسباب معقولة للاشتباه في أن الخدمة أو المعاملة قد تكون مرتبطة، بشكل مباشر أو غير مباشر، بارتكاب سلوك إجرامي خطر (بما في ذلك غسيل الأموال أو تمويل الإرهاب).
إذا قرر مسؤول الامتثال والإبلاغ، بعد استكمال هذه المراجعة، وجود أسباب معقولة للاشتباه، فيجب عليه/عليها الشروع فورًا في تقديم تقرير عن المعاملات المشبوهة إلى وحدة المعاملات المالية. يجب تقديم جميع تقارير المعاملات المشبوهة في غضون يومي عمل من تشكيل الشكوك (أو المعرفة) ذات الصلة.

عندما تقدم Traze تقرير معاملة مشبوهة فيما يتعلق بخدمة أو معاملة تتعلق بالممتلكات التي في حوزتها أو تحت سيطرتها، يُحظر على الكيان تلقائيًا تقديم الخدمة أو متابعة المعاملة لمدة 10 أيام عمل من تاريخ تقرير المعاملة المشبوهة، إلا بموافقة كتابية من وحدة المعلومات المالية (المادة 10 (1) (د) من قانون مكافحة غسيل الأموال). بعد مرور فترة العشرة أيام هذه، ما لم تصدر وحدة المعلومات المالية أمرًا بتجميد تنفيذي بموجب المادة 10 (4) من قانون مكافحة غسيل الأموال، يجوز لشركة Traze المضي قدمًا في الخدمة أو المعاملة. ولكن إذا شكلت الخدمة أو
المعاملة التي تمت لاحقًا جريمة غسيل أموال بالفعل، فإن تقديم تقرير المعاملة المشبوهة الأولي لن يمثل دفاعًا عن أي مشارك لديه النية الجنائية المطلوبة.

غسيل الأموال

يكون الشخص مذنبًا بغسل الأموال إذا كان يعلم أو يعتقد أن الممتلكات تمثل منفعة لسلوك إجرامي أو كان مستهترًا بشأن ما إذا كانت الممتلكات تلك المنفعة أو تمثلها، بدون تفويض أو عذر قانوني (الذي يجب على الشخص إثباته) —
(أ) تحويل الملكية أو نقلها أو التعامل معها، أو إزالتها من الجمهورية؛
أو (ب) إخفاء أو تمويه الطبيعة الحقيقية للملكية أو مصدرها أو موقعها أو التصرف فيها أو حركتها أو ملكيتها أو أي حقوق تتعلق بها؛ أو
(ج) اكتساب العقار أو امتلاكه أو استخدامه.

التنبيه

(1) الشخص (وبدون الإخلال بعمومية الكيان المُبلغ المذكور أعلاه أو مسؤوليه أو موظفيه أو وكلائه) الذي يعلم أو يشتبه في أنه—
(أ) تم أو قد يتم إعداد تقرير عن معاملة مشبوهة أو توجيه من وحدة المعلومات المالية بموجب القسم 48 أو أن معلومات إضافية تم تقديمها بموجب المادة 48؛ تنبيه [6 مارس 2020] ملحق النشرة الرسمية 147؛ أو
(ب) اشتبه كيان مُبلِّغ فيما يتعلق بمعاملة لغرض المادة 48؛ أو
(ج) أي معلومات أخرى يمكن من خلالها أن بشكل معقول توقع الشخص الذي تم الكشف له عن هذه المعلومات أن يستنتج أنه قد تم الاشتباه أو أنه تم أو يمكن إعداد تقرير عن معاملة مشبوهة؛ أو
(د) سيتم إصدار مذكرة تفتيش أو تم إصدارها؛ أو
(هـ) يجب تقديم طلب، أو تم تقديمه، بموجب هذا القانون للحصول على أمر إصدار؛ أو
(و) بدأ التحقيق فيما يتعلق بالظروف التي أدت إلى الإبلاغ عن المعاملة المشبوهة، أو مذكرة التفتيش، أو أمر الإصدار؛ أو
(ز) أفصح عن أي إفشاء يمكن أو من الممكن أو من المحتمل أن يخل بتنفيذ أمر التفتيش، أو توفير المادة وفقًا لأمر الإصدار، أو التحقيق، يرتكب جريمة ويتحمل المسؤولية عند الإدانة بالسجن لمدة تصل إلى ستة أشهر أو بغرامة لا تتجاوز 200,000 روبية سيشيلية أو بكليهما.
(2) في الإجراءات المرفوعة ضد شخص ما بسبب جريمة بموجب هذا القسم، يجب أن يكون دفاعًا لإثبات أن الشخص كان يتمتع بسلطة قانونية أو عذر معقول للقيام بالإفصاح.
(3) لا ينطبق القسم الفرعي (1) على الإفصاحات التي يتم إجراؤها إلى —
(أ) مسؤول أو موظف أو وكيل للكيان المُبلغ لأي غرض مرتبط بأداء واجبات ذلك الشخص؛
(ب) ممارس قانوني أو محامٍ أو مستشار قانوني بغرض الحصول على مشورة أو تمثيل قانوني فيما يتعلق بالمسألة؛ 148 ملحق النشرة الرسمية [6 مارس 2020]
(ج) السلطة الإشرافية للكيان المُبلغ لغرض تنفيذ وظائف السلطة الإشرافية.
(4) لا يجوز لأي شخص مُشار إليه في القسم الفرعي (3) (ب) والذي تم الكشف له عن أي معلومات ينطبق عليها هذا القسم الفرعي الكشف عن تلك المعلومات إلا لشخص آخر من الفئة الُمشار إليها في هذا القسم الفرعي، بغرض —
(أ) أداء واجباته؛ أو
(ب) الحصول على مشورة قانونية أو تمثيل قانوني فيما يتعلق بالمسألة.
(5) لا يجوز لأي شخص مُشار إليه في القسم الفرعي (3)(ج) تم الكشف له عن أي معلومات ينطبق عليها هذا القسم الفرعي الكشف عن تلك المعلومات باستثناء إلى شخص مُشار إليه في هذا القسم الفرعي بغرض إعطاء المشورة أو تقديم الإقرارات فيما يتعلق بهذه المسألة.

إجراءات حفظ السجلات

يجب أن يحتفظ القسم الإداري/قسم المساندة الخلفي للشركة بسجلات لما يلي:

1. طبيعة إثبات الهوية الذي تم الحصول عليه لأي عميل،
2. إما نسخة من هذا الإثبات، أو معلومات كافية لتمكين الحصول على نسخة دون تأخير.
3. جميع المعاملات والمراسلات ذات الصلة التي تجريها الشركة.
4. سجلات جميع الاستفسارات المتعلقة بمكافحة غسيل الأموال وتمويل الإرهاب الواردة من وحدة المعاملات المالية وجميع التقارير المقدمة إليها بموجب المادة 10 من قانون مكافحة غسيل الأموال.
5. جميع المستندات التي تم جمعها والتقارير التي تم إعدادها أثناء إعداد العميل والمراقبة القائمة.
6. المستندات التي تم الحصول عليها والتقارير التي تم إنشاؤها أثناء عملية العناية الواجبة بالعميل.

يجب الاحتفاظ بجميع السجلات لمدة لا تقل عن سبع (7) سنوات من تاريخ الحدث ذي الصلة، أو، في حالة وجود علاقة عمل قائمة، بعد انتهاء علاقة العمل، بطريقة يمكن الوصول إليها فورًا عند الطلب.

تنسيق السجلات

يجب على الإدارة الاحتفاظ بالمستندات/البيانات المذكورة أعلاه، بخلاف المستندات الأصلية أو نسخها الحقيقية المعتمدة التي يتم الاحتفاظ بها في نسخة مطبوعة، بتنسيقات أخرى، مثل التنسيق الإلكتروني، بشرط أن تتمكن الإدارة من استرداد المستندات/البيانات ذات الصلة دون تأخير غير مبرر وتقديمها في أي وقت إلى الهيئات التنظيمية، بعد تقديم طلب ذي صلة.
ستضع الشركة سياسة للاحتفاظ بالمستندات/البيانات، وستحرص على أن تأخذ هذه السياسة المذكورة متطلبات القانون في الاعتبار.

1. يجب أن تكون المستندات/البيانات التي تم الحصول عليها بتنسيقها الأصلي أو بتنسيق نسخة طبق الأصل مصدقة. في حالة اعتمد شخص مختلف عن الشركة نفسها أو الشخص الثالث المذكور في “الاعتماد على أطراف ثالثة لتحديد هوية العميل ولأغراض العناية الواجبة” المستندات/البيانات على أنها صحيحة، يجب أن تكون المستندات/البيانات موثّقة.
2. يجب إرفاق ترجمة حقيقية في حالة أن المستندات المذكورة في النقطة (1) أعلاه مكتوبة بلغة غير الإنجليزية.
   في كل مرة تشرع فيها الشركة في قبول عميل جديد، سيكون رئيس بالإدارة مسؤولاً عن ضمان الامتثال لأحكام النقاط
   (1) و(2) المذكورة أعلاه.

التزامات الموظفين والتعليم والتدريب لالتزامات الموظفين، يجب أن يكون الموظفون على دراية بما يلي:

1. التزامات الشركة والتزاماتهم القانونية الشخصية والعواقب المحتملة لعدم الامتثال لمتطلبات العناية الواجبة وحفظ السجلات بموجب قانون مكافحة غسيل الأموال وقانون مكافحة الإرهاب.
2. أي التزامات قانونية وتنظيمية أخرى تتعلق بالمؤسسات المعتمدة الخاصة بهم وبموجب قانون مكافحة غسيل الأموال وقانون مكافحة الإرهاب وغيره من القوانين واللوائح ذات الصلة، والعواقب المحتملة لانتهاكات هذه الالتزامات؛
3. سياسات الشركة وإجراءاتها المتعلقة بمكافحة غسيل الأموال ومكافحة تمويل الإرهاب، بما في ذلك تحديد المعاملات المشبوهة والإبلاغ عنها.
4. أي تقنيات وأساليب واتجاهات جديدة وناشئة في غسيل الأموال وتمويل الإرهاب إلى حد احتياج الموظفين إلى معرفة هذه المعلومات لتنفيذ أدوارهم الخاصة في الشركة فيما يتعلق بمكافحة غسيل الأموال ومكافحة تمويل الإرهاب.

سياسة التعليم والتدريب

1. يجب على مسؤول الامتثال والإبلاغ التأكد من أن موظفيه على دراية تامة بالتزاماتهم القانونية وفقًا للقانون، من خلال تقديم برنامج تعليمي وتدريبي كامل للموظفين.
2. توقيت التدريب ومحتواه وسيتم تحديد ما يتم توفيره لموظفي الإدارات المختلفة وفقاً لاحتياجات الشركة. يمكن أن يختلف عدد مرات التدريب وفقًا لتعديلات المتطلبات القانونية و/أو التنظيمية وواجبات الموظفين وأي تغييرات أخرى في النظام المالي.
3. يهدف البرنامج التدريبي إلى تثقيف موظفي الشركة حول آخر التطورات في مجال مكافحة غسيل الأموال ومكافحة تمويل الإرهاب، بما في ذلك الأساليب والاتجاهات العملية المستخدمة لهذا الغرض.